بهترین ترفند های نوشتن ایمیل به انگلیسی

ترفند های نوشتن ایمیل به انگلیسی به شما کمک می‌کند ایمیل خود را به فراگیرترین شیوه بنویسید. آموزشگاه زبان پردیسان در این مقاله به شما کمک می‌کند یک ایمیل خفن انگلیسی بنویسید. ایمیل روشی مناسب برای ارتباط با افراد در سراسر دنیا است. اگر می‌خواهید با یک کمپانی ارتباط کاری برقرار کنید یا اگر می‌خواهید با اساتید بین‌المللی در ارتباط باشید، باید به ایمیل خود را به صورت رسمی ارسال کنید. زیرا این کار به شما کمک می‌کند به نتایج قابل قبولی برسید و بتوانید ارتباطات خود را به خوبی شکل دهید. 

ایمیل رسمی چه ایمیلی محسوب می‌شود؟

زمانی که صحبت از بهترین ترفند های نوشتن ایمیل به انگلیسی می‌شود، این سوال مطرح می‌شود که ایمیل رسمی چه ایمیلی محسوب می‌شود؟ ایمیل رسمی به ایمیلی گفته می‌شود که آدرس آن به‌جای Gmail یا سرویس‌دهنده‌های دیگر ایمیل، آدرس دامنه ثبت‌شده برای کسب‌وکار است. گاهی نیز منظور از ایمیل رسمی ایمیلی است که شما به یک فرد رسمی ارسال می‌کنید. به طور مثال، شما به دنبال دریافت بورسیه تحصیلی هستید و می‌خواهید به کمیته ایمیل ارسال کنید. این ایمیل نیز باید به صورت رسمی نوشته شود، در غیر اینصورت، ایمیل خوانده نمی‌شود یا مورد توجه قرار نمی‌گیرد. این مسئله بسیار مهم است و شما باید به ماهیت ایمیلی که قرار است ارسال شود، توجه داشته باشید. 

ایمیل های رسمی باید چه قالبی داشته باشند؟

یکی از مواردی که در رابطه با بهترین ترفند های نوشتن ایمیل به انگلیسی باید به آن توجه داشته باشید، قابل ایمیل رسمی است. ایمیل رسمی دارای بخش‌های زیر است:

• شروع ایمیل با نام رسمی شخصی که گیرنده است
• بدنه ایمیل 
• پایان ایمیل با یک عبارت رسمی 
• نام شخصی که ایمیل را نوشته است

تفاوت ایمیل‌های رسمی و غیررسمی

برای اینکه با بهترین ترفند های نوشتن ایمیل به انگلیسی آشنا شوید، باید به تفاوت ایمیل‌های رسمی و غیررسمی توجه داشته باشید. ایمیل‌های رسمی به ایمیلی گفته می‌شود که به صورت رسمی و با بدنه خاصی نوشته می‌شود. اما ایمیل‌های غیررسمی به صورت دوستانه نوشته می‌شوند و عبارت به صورت غیررسمی انتخاب می‌شوند. ایمیل‌های غیررسمی ساختار خاصی ندارند و شما آن را به گونه‌ای می‌نویسید که بتواند به تدام ارتباطات شما کمک کند.

چیدمان و نشانه‌گذاری را در نگارش ایمیل جدی بگیرید

بهتر است بدانید که ایمیل‌های رسمی قرار است توسط کسانی که در جایگاه بالای اجتماعی هستند، خوانده شود. در نتیجه، چیدمان و نشانه‌گذاری در نگارش ایمیل بسیار مهم است. ارتباط میان جملات را باید به درستی انتخاب کنید و نشانه‌گذاری‌ها را به درستی به کار ببرید. این مسئله باعث می‌شود که خواننده بتواند مکث مناسبی داشته باشد یا زمانی که با یک سوال روبرو می‌شود، علامت سوال را مشاهده کند. 

راهنمای نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی

اگر می‌خواهید با بهترین ترفند های نوشتن ایمیل به انگلیسی آشنا شوید، باید به راهنمای نوشتن این ایمیل‌ها توجه داشته باشید. راهکارهایی که در ادامه مطرح می‌شوند، اطلاعات کاملی را در اختیار شما قرار می‌دهند و شما را با ساختار نوشتن این ایمیل‌ها کمک می‌کنند.

چگونه یک ایمیل رسمی بنویسم؟

شاید نوشتن ایمیل به انگلیسی یا حتی فارسی مقداری ترسناک باشد. اما اصلا نترسید، کافیه یک سری تشریفات را رعایت کنید. ابتدا سلام را با یک فرم رسمی و فراگیر، در صورت تمایل با کلمه پیشوند یا پسوند”عزیز”(بستگی به گرامر آن زبان) شروع می‌کنیم. خودمون رو معرفی می‌کنیم و نباید هم خیلی طولانی شود. دقت کنید که خیلی باید واضح، مشخص و روان باشد. با معرفی خودمون یک حس خوب در بیننده ایمیل ایجاد می‌کنیم. در ادامه یک سری مراحل و راهکار های نوشتن ایمیل به انگلیسی را به شوا خواهیم گفت.

1. تمامی ایمیل‌های رسمی یک عنوان یا Subject می‌خواهند!

اولین مسئله‌ای که در رابطه با بهترین ترفند های نوشتن ایمیل به انگلیسی باید به آن توجه داشته باشید، وجود سابجکت یا عنوان در ایمیل است. ایمیل شما باید دارای سابجکت باشد و این سابجکت باید با توجه به موضوع کاری شما انتخاب شود. خلاصه‌ای از موضوع ایمیل را انتخاب کنید و در قالب سه یا چهار کلمه در بخش سابجکت وارد کنید.

2. سبک نوشتار یا Style در نحوه نگارش ایمیل را جدی بگیرید!

دومین مسئله‌ای که در رابطه با بهترین ترفند های نوشتن ایمیل به انگلیسی باید به آن اشاره شود، سبک نوشتار یا استایل در نحوه نگارش ایمیل است. سبک نوشتار ایمیل‌های انگلیسی باید کاملا رسمی باشد و افراد باید در انتخاب کلمات بسیار حساس باشند. این مسئله بسیار مهم است و به خواننده ایمیل نشان می‌دهد نگارنده به این زبان تسلط کامل دارد و با نهایت احترام ایمیل را نوشته است. با توجه به تمامی این موارد، توصیه می‌شود که در این زمینه خود را به خوبی تقویت کنید تا بتوانید ایمیل خوبی بنویسید.

3. هنگام نوشتن یک ایمیل انگلیسی از ادبیات صحیح استفاده کنید!

سومین مسئله‌ای که در رابطه با بهترین ترفند های نوشتن ایمیل به انگلیسی باید به آن اشاره کنیم، استفاده از ادبیات صحیح است. ادبیان انتخاب شده باید با توجه به ویژگی‌ها و سمت کسی نوشته شود که ایمیل برای او ارسال می‌شود. به طور مثال، ادبیات شما زمانی که در حال ارتباط با ریس یک کمپانی هستید با زمانی که در حال ارتباط با منشی شرکت هستید، باید تفاوت زیادی با هم داشته باشند. ادبیات ایمیل باید به گونه‌ای باشد که هر لحظه احترام را نشان دهد و در نتیجه، حس خوبی را در افراد به وجود بیاورد. این مسئله می‌تواند باعث موفقیت شما شود. 

4. ایمیل را بار دیگر بخوانید!

در پایان، زمانی که ایمیل شما به پایان رسید، باید ایمیل را یکبار دیگر بخوانید. این کار به شما کمک می‌کند تا بتوانید اشکالات آن را به طور کامل رفع کنید و در نتیجه، می‌توانید ایمیل را بدون هیچ گونه نقصی ارسال کنید. اگر می‌توانید ایمیل را به شخص دیگری که در زبان انگلیسی تسلط دارد، بدهید تا او هم بتواند ایمیل را مطالعه کند و این مسئله می‌تواند به شما کمک کند از عقاد و تفکرات دیگری بهره‌مند شوید و در کار خود به موفقیت برسید و ایمیل بی‌نقصی را ارسال کنید. 

5. حتما در انتها در ایمیل امضا خود را بزنید!

مسئله بسیار مهمی که در رابطه با بهترین ترفند های نوشتن ایمیل به انگلیسی باید به آن توجه داشته باشید این است که ایمیل شما باید دارای امضا باشد. منظور از امضا نام شما به صورت کامل و دقیق است. اگر ایمیلی که ارسال می‌کنید، دارای نام و نام خانوادگی نباشد، ایمیل شما ریجکت می‌شود و مورد توجه قرار نمی‌گیرد. این مسئله بسیار مهم است و می‌تواند باعث رد شدن ایمیل شود. بنابراین، بهتر است این نکات را مد نظر قرار دهید تا بتوانید ایمیل درستی را ارسال کنید. 

چرا ایمیل‌های رسمی مهم هستند؟

زمانی که صحبت از بهترین ترفند های نوشتن ایمیل به انگلیسی می‌شود، ممکن است این سوال مطرح شود که چرا ایمیل‌ رسمی مهم هستند. بهتر است بدانید که ایمیل‌های رسمی بهترین روش برای برقراری ارتباط با دیگران هستند و اگر شما این ایمیل‌ها را به درستی ارسال نکنید، به زودی مشکلات زیادی برای شما به وجود خواهد آمد و دیگر نمی‌توانید ارتباط خوبی را برقرار کنید. این مسئله شما ارتباطات زیادی را از دست خواهید داد.

برای نوشتن ایمیل رسمی باید به موارد متعددی توجه داشته باشید. یکی از مواردی که در این میان باید به آن توجه کنید، انتخاب لغات مناسب برای ایمیل است. جز این، باید به دستور زبانی که در ایمیل به کار می‌رود توجه کنید و آن را به درستی به کار ببرید. تمامی نشانه‌ها در نگارش ایمیل مهم هستند و باید به خوبی رعایت شوند. از طرف دیگر، ایمیل باید دارای امضا باشد تا رسمی بودن را نشان دهد. برای نگارش ایمیل رسمی باید به زبان انگلیسی تسلط کاملی داشته باشید و در صورتی که می‌توانید ایمیل را بدهید شخصی که به زبان انگلیسی تسلط دارد بخواند. این راهکارها به شما کمک می‌کنند در کار خود موفق شوید.